Communication d’équipe

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Comment rester informé et demander de l’aide

Slack

Slack est la méthode de communication électronique préférée de notre équipe. En règle générale, les membres de l’équipe sont censés se répondre les uns aux autres dans un délai de 24 heures (pendant les heures de travail normales). Vous pouvez rejoindre n’importe quel canal de Slack ; certains sont plus actifs que d’autres.

Il est attendu de vous que vous soyez sur Slack lorsque vous travaillez. Slack sera le principal moyen de communication avec les membres de l’équipe NU. Vous pouvez rejoindre n’importe quel canal sur Slack ou en créer un nouveau, mais voici quelques-uns des canaux les plus utilisés :

Canal Chicago

  • Affichez une liste quotidienne des tâches sur lesquelles vous travaillez.
  • Garder un œil sur les annonces concernant l’ensemble de l’équipe

Canal FE 2023

  • Les annonces et les questions spécifiques au programme d’enrichissement de la faculté doivent être postées ici par le personnel et les participants.
  • N’hésitez pas à partager des résultats, des sujets d’intérêt ou d’autres choses relatives au programme - c’est votre espace !

Canal d’aide

  • Postez ici les messages d’erreur et autres problèmes (ainsi que votre code et les résultats pertinents). Vous avez plus de chances d’obtenir une réponse rapide, et les autres bénéficieront également de la solution.

Canal des célébrations

  • Vous êtes fier d’une réalisation (liée au programme ou autre) ? Publiez-la ici pour que nous puissions la célébrer avec vous !

Courriel de l’université

Vous devriez avoir accès à un compte de messagerie Northwestern et vous êtes libre de l’utiliser comme bon vous semble. Toutefois, il est préférable d’utiliser une adresse électronique personnelle ou celle de l’établissement d’origine pour assurer la longévité des communications, car l’accès à l’adresse électronique de la Northwestern University peut être limité après la fin du programme.

Les administrateurs de l’Université du Nord-Ouest utiliseront votre adresse électronique pour les communications officielles, alors assurez-vous de la consulter de temps à autre.

Calendriers

Toutes les invitations à des réunions vous seront communiquées à l’avance. Veillez à garder votre calendrier à l’œil et à assister à toutes les réunions en temps voulu.

Réunions

Réunions avec votre binôme

Des réunions hebdomadaires individuelles se tiendront avec le binôme qui vous a été attribué. Ces réunions ont pour but de vous aider à rester sur la bonne voie en ce qui concerne le matériel d’apprentissage et votre projet. Vous pouvez utiliser ce temps comme bon vous semble, mais il est recommandé de discuter des problèmes que vous pouvez rencontrer dans votre travail, des résultats, des prochaines étapes et d’autres questions. Vous discuterez avec votre binôme des attentes supplémentaires lors de vos premières sessions afin d’utiliser au mieux ce temps.

Réunions avec Jaline

Des réunions hebdomadaires en tête-à-tête seront également organisées avec Jaline pour discuter de l’avancement du projet, des idées et des besoins. Ces réunions seront similaires aux réunions de jumelage et pourront parfois être organisées à deux pour s’assurer que vous bénéficiez du meilleur soutien possible tout au long du programme et que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Il est de votre responsabilité de tirer le meilleur parti de vos réunions avec Jaline, notamment en préparant ce dont vous souhaitez discuter.

Politique de Jaline en matière de réunions :

En général, je pratique la politique de la porte ouverte. Si la porte de mon bureau est ouverte, je suis heureuse de répondre à vos questions ou de parler de votre travail - si je ne veux pas être dérangée, je fermerai ma porte. N’hésitez pas à m’envoyer un ping sur Slack à tout moment et je vous répondrai dès que possible. Cependant, je ne suis pas toujours disponible, donc s’il s’agit de quelque chose d’important qui prendra beaucoup de temps à discuter, il est préférable de prendre rendez-vous avec moi.

Que devez-vous apporter lors d’un entretien avec moi ? C’est à vous de tirer le meilleur parti de ce temps, ce qui signifie généralement que vous devez venir avec une liste de sujets dont vous aimeriez parler. Voici ce que nous allons généralement aborder :

Ce que vous avez fait : En général, je préfère que vous me teniez au courant des nouvelles analyses via Slack. Mais le 1-on-1 est aussi un bon moment pour parler de résultats intéressants ou de blocages :

  • Quelles analyses avez-vous effectuées depuis la dernière fois que nous nous sommes rencontrés ? Je veux voir tous vos nouveaux résultats, analysés et présentés dans de jolis graphiques. Nous pourrons également approfondir l’examen des résultats individuels ou réfléchir à de nouvelles analyses, alors n’hésitez pas à apporter vos documents.
    • Si vous n’avez pas de résultats, pourquoi ? Quels sont les obstacles auxquels vous êtes confrontés et comment les surmontez-vous ? Quelles sont les analyses ou les simulations en cours ?
  • Où en sont les projets d’écriture ?

Je vous demande ces informations non pas pour évaluer si vous travaillez assez dur, mais pour voir comment votre projet progresse.

Idées : Que signifient vos résultats ? Que devrions-nous faire ensuite ? Avons-nous ce qu’il faut pour le faire ?

De quoi as-tu besoin de moi ? C’est le moment de me faire savoir si vous avez besoin d’une signature, d’une lettre de recommandation, d’un rapport d’avancement, de ressources informatiques supplémentaires ou d’un nouveau logiciel.

Tout ce qui concerne votre développement professionnel ou votre bien-être. Progressez-vous vers les objectifs que vous vous êtes fixés pour le programme ? S’il y a des problèmes sur le lieu de travail ou en dehors qui peuvent entraver vos progrès, c’est le moment d’en parler.

Je vous recommande vivement de tenir un journal de vos entretiens hebdomadaires, en notant ce qui a été discuté et les prochaines étapes que vous envisagez de franchir.

Obtenir de l’aide

Aide sur le code

Nous estimons que l’apprentissage par la pratique est extrêmement utile pour améliorer nos compétences et nos connaissances. Au cours de ce processus, il est inévitable que les choses tournent mal. Ces incidents constituent une occasion d’apprentissage et, bien qu’ils soient ennuyeux, ils ne doivent pas être considérés comme un découragement à poursuivre. Il existe plusieurs façons de demander de l’aide - l’organigramme ci-dessous peut vous aider à déterminer où et comment obtenir l’aide nécessaire pour quelques types de problèmes anticipés. L’organigramme ci-dessous peut vous aider à déterminer où et comment obtenir l’aide nécessaire pour quelques types de problèmes prévisibles.

Lorsque vous demandez de l’aide pour des erreurs, veuillez fournir des informations détaillées sur :

  • le message d’erreur
  • le script que vous essayez d’exécuter
  • ce que vous avez déjà essayé pour résoudre l’erreur

Selon le type d’erreur, des détails supplémentaires sur la configuration de votre système et les versions du programme peuvent également être nécessaires. Cela permettra à la personne qui répondra de donner la meilleure réponse en moins de temps.

Étapes de dépannage

  1. Vérifier les réponses existantes
    • EMOD : Vérifiez les exemples d’exercices, les modes d’emploi et les ressources de codage de FE pour y trouver des éléments utiles. Ceci est particulièrement utile lorsque vous ne savez pas ou avez oublié comment ajouter certaines choses à votre script.
    • Python, R, GitHub : Effectuez une recherche plus large sur l’internet. Des sites tels que stack overflow ou package documentation (si les questions portent sur une fonction spécifique) peuvent être particulièrement utiles pour les questions générales de codage. Si vous trouvez une solution sur l’un de ces sites, assurez-vous de prendre le temps de comprendre ce qu’ils font pour résoudre le problème - ne vous contentez PAS de copier-coller.
    • Cherchez dans le canal #help sur Slack pour voir si l’équipe a déjà répondu à une question similaire. Il y a beaucoup de questions et d’erreurs communes rencontrées lors de l’exécution d’EMOD, et cet espace contient donc de nombreuses réponses utiles.
  2. Demandez de l’aide à vos pairs
    • Si vous avez essayé de chercher en ligne des solutions à des problèmes de codage ou si vous avez des questions scientifiques d’ordre général sur votre travail, vos pairs sont un excellent endroit pour demander de l’aide. Vous apprenez tous ensemble et vous venez d’horizons scientifiques différents. Nous vous encourageons vivement à discuter entre vous des erreurs que vous rencontrez ou des questions que vous vous posez, car vous pourrez peut-être résoudre le problème ensemble sans aide supplémentaire. Ce processus de discussion entre pairs peut également être utile pour consolider ce que vous avez appris dans le cadre de l’enseignement. Poster sur Slack
    • Si vous n’avez pas trouvé de solution après avoir fait des recherches en ligne et discuté avec vos pairs, nous vous recommandons de poster un message sur le canal #help de Slack afin que tout le monde puisse voir votre question. Cela vous aidera, ainsi que d’autres personnes qui poseront des questions similaires à l’avenir. Notez que tout le monde n’est pas dans le même fuseau horaire, il se peut donc que vous deviez attendre la disponibilité des autres. Il s’agit d’un processus interactif au cours duquel vous devrez souvent essayer plusieurs choses. Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle qui vous aidera à rédiger des messages pour le canal #help afin que vous et les autres puissiez en tirer le meilleur parti.
    • Tirer le meilleur parti de l’envoi de messages sur le canal #help
      • Message d’erreur : Incluez l’intégralité du message d’erreur dans votre message afin que le canal puisse comprendre pleinement le problème. Il est préférable d’inclure le texte du message d’erreur plutôt qu’une simple capture d’écran afin que les mots clés apparaissent dans les recherches futures. Vous pouvez inclure la partie la plus importante du texte et une capture d’écran de l’ensemble du message s’il s’agit d’une erreur particulièrement longue.
      • Lien vers le code où l’erreur se produit : Il est beaucoup plus facile pour les autres de vous aider à résoudre votre problème s’ils peuvent voir le code qui génère l’erreur. Le moyen le plus simple de partager ce code est votre dépôt GitHub, s’il est à jour et consultable par les membres de l’équipe. Veillez à créer un lien vers le script exact et à inclure toutes les informations pertinentes (telles que les lignes d’où provient l’erreur)
      • Contexte de l’erreur : Que faisiez-vous lorsque l’erreur s’est produite ? Il peut être utile de connaître l’objectif du script (par exemple, exécuter des simulations, des analyseurs, etc.) ainsi que les réponses aux questions suivantes :
        • Cela a-t-il déjà fonctionné ?
        • S’agit-il d’une nouvelle erreur ?
        • Qu’est-ce qui a changé depuis la dernière fois qu’il a fonctionné ?
      • Qu’avez-vous fait pour essayer de la résoudre : Précisez les solutions que vous avez essayées et la manière dont vous avez modifié le code. Dire que vous avez fait des recherches en ligne et parlé à un pair n’aide pas le canal à comprendre ce que vous avez fait et comment cela a eu un impact sur l’erreur. Sans ces informations, le canal peut suggérer des solutions potentielles que vous avez déjà essayées, ce qui fait perdre du temps à tout le monde. En outre, le fait d’inclure des solutions potentielles qui ont échoué peut parfois nous aider à mieux comprendre le problème, car les messages d’erreur ne sont pas toujours très utiles en eux-mêmes.
    • Si vous trouvez une solution à un problème compliqué et que vous pensez qu’il serait utile aux autres de la connaître, n’hésitez pas à la poster sur le canal avec le même genre de détails !
  3. Heures de bureau
    • Les heures de bureau sont des points de contact protégés et structurés que tous les membres de l’équipe pédagogique organisent pour faciliter votre expérience d’apprentissage. La plupart des membres du personnel consacreront une heure par semaine à répondre aux questions et à fournir de l’aide. Ce temps réservé permet de s’assurer que quelqu’un est disponible pour répondre aux questions et discuter de votre travail, sans distraction, la plupart du temps. Vous êtes encouragé à vous présenter à l’une de ces heures de bureau - il n’est pas nécessaire que ce soit votre binôme ou le conférencier du sujet concerné, car tous les membres du personnel devraient être en mesure de vous aider ou d’identifier d’autres personnes en cas de besoin. Ce temps peut être utilisé pour de nombreux sujets, y compris les erreurs rencontrées, les questions générales sur EMOD, ou pour demander un retour d’information.
    • Pour les problèmes techniques, les heures de bureau sont particulièrement utiles lorsque vous avez déjà essayé quelques méthodes pour résoudre le problème vous-même (voir l’organigramme et le dépannage du code, ci-dessous). Préparez-vous à discuter 1. de l’erreur que vous rencontrez 2. de ce que vous pensez être la cause de l’erreur/des modifications apportées depuis la dernière fois que le code a fonctionné, et 3. des méthodes que vous avez essayées pour résoudre le problème. Veillez à préparer toute la documentation nécessaire pour aider l’équipe à comprendre le problème (par exemple, en poussant votre code sur GitHub, une copie du message d’erreur complet, etc.)
    • Les heures de bureau peuvent également être utilisées pour des consultations sur la conception du projet et l’approche scientifique du projet.

Notez qu’en dehors des rencontres individuelles et des heures de bureau, le personnel enseignant peut ne pas être immédiatement disponible pour vous aider en raison de ses autres obligations. Vous pouvez apporter des questions supplémentaires lors des sessions 1 :1.

Logistique

Contactez Shannon sur Slack ou au bureau. Contactez-la dès que possible car les problèmes bureaucratiques peuvent parfois prendre du temps à résoudre. Les problèmes logistiques incluent :

  1. L’accès aux ressources de l’équipe/de l’université, telles que dropbox, email et DUO.
  2. Dépenses/remboursements
  3. Logement
  4. Organisation du voyage des visiteurs
  5. Inscription à l’ASTMH